
Dokumenten-Management
Digitalisierung und Sicherung unternehmenskritischer Daten
Welche DMS eignet sich am besten?
docuvita ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software (DMS), die eine Vielzahl von Funktionen bietet, um den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten in einem Unternehmen zu verwalten.
Hier ist eine detailliertere Übersicht über die Hauptfunktionen und Vorteile von docuvita:

Eine Lösung für viele Aufgaben
- Revisionssicher: dovuvita ermöglicht eine gesetzeskonforme Archivierung, die sicherstellt, dass Dokumente unveränderbar und langfristig gespeichert werden.
- Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Audit-Anforderungen.
- Digitalisierung: Papierdokumente können gescannt und elektronisch archiviert werden, was Platz spart und den Zugriff erleichtert.
- Volltextsuche: Benutzer können den gesamten Inhalt der Dokumente durchsuchen, nicht nur die Metadaten.
- Dies erleichtert das schnelle Auffinden relevanter Informationen.
- Metadatensuche: Dokumente können anhand von Metadaten wie Titel, Autor, Datum und anderen benutzerdefinierten Feldern durchsucht werden.
Änderungsverfolgung: Alle Änderungen an einem Dokument werden protokolliert, und frühere Versionen bleiben zugänglich.
- Dies ist nützlich für die Nachverfolgung des Bearbeitungsverlaufs und das Wiederherstellen früherer Versionen bei Bedarf.
- Dokumenten-Historie: Eine detaillierte Übersicht aller Versionen und Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden.
- Automatisierte Workflows: Definierte Prozesse zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Genehmigungen, Freigaben und Überprüfungen.
- Dies beschleunigt den Dokumentenfluss und verbessert die Effizienz.
- Aufgabenverteilung: Dokumentenbasierte Aufgaben können automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
- Rechtemanagement: Granulare Berechtigungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten können.
- Dies schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff.
- Rollenbasierte Zugriffe: Berechtigungen können basierend auf Benutzerrollen vergeben werden, um die Verwaltung zu vereinfachen.
Schnittstellen: docuvita lässt sich in bestehende IT-Landschaften integrieren, einschließlich ERP-, CRM- und E-Mail-Systeme, was einen nahtlosen Datenaustausch ermöglicht.
API: Eine offene API ermöglicht es, docuvita an spezifische Anforderungen anzupassen und zusätzliche Integrationen zu entwickeln.
Web- und mobile Apps: Benutzer können von überall und jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und Produktivität erhöht.
Offline-Zugriff: In bestimmten Szenarien können Dokumente auch offline verfügbar gemacht werden.
- Intuitive Oberfläche: Eine benutzerfreundliche und leicht zu erlernende Oberfläche erleichtert die Einarbeitung und den täglichen Gebrauch.
- Individuelle Anpassungen: Benutzer können ihre Arbeitsumgebung an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen, z.B. durch die Konfiguration von Dashboards und Favoriten.
- Verschlüsselung: Dokumente werden sicher gespeichert und übertragen, um Datenverlust und -diebstahl zu verhindern.
- Backup und Wiederherstellung: Regelmäßige Backups und einfache Wiederherstellungsoptionen sorgen dafür, dass keine Daten verloren gehen.
- Gemeinsame Bearbeitung: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit fördert.
- Kommentare und Anmerkungen: Benutzer können Kommentare hinzufügen und Anmerkungen machen, um Feedback und Diskussionen direkt am Dokument zu führen.
- docuvita bietet somit eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Umfassende Lösung
Eine Lösung für sensible Daten ist ein unverzichtbares Mittel für Firmen, um die Effizienz und Sicherheit ihrer Kommunikations- und Informationsprozesse zu gewährleisten und eine schnelle Wiederherstellung und ein einfaches Abrufen von Daten im Falle eines Vorfalls zu ermöglichen.
Diese Lösungen integrieren Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen in ein einheitliches System. Durch die systematische Speicherung und Verwaltung von E-Mails und Dokumenten können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben erfüllen, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsaktivitäten sicherstellen.

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